Skab relationer via video med smil, mimik, øjenkontakt og gestik - SMØG

Set, hørt og forstået ved videomøder

Medarbejderne i afdelingen Rehabilitering for Hjerne- og Nervesygdomme på Sydvestjysk Sygehus i Grindsted bruger videomøder som en del af hverdagen. Det drejer sig om møder mellem patienter og pårørende, medarbejder og samarbejdspartnere i fx kommuner. Nogle er tilstede fysisk, andre deltager via video.

For at styrke medarbejdernes digitale kompetencer, blandt andet i forbindelse med videomøder, deltog en del af medarbejderne på Rehabilitering for Hjerne- og Nervesygdomme i et kursusforløb om blandt andet god online mødeledelse, mødefacilitering og ambassadørrollen.

Målet var dels at styrke medarbejdernes evner til at vurdere hvornår videomødet er en god løsning og samtidigt styrke deres kompetencer til at lede videomødet, så der både er fremdrift og nærhed over skærmen.

I forhold til spilleregler ved videomøder var der fokus på hvordan brug af kropssprog, mimik og stemmeføring mv. kan sikre, at alle oplever sig hørt og forstået på videomødet.

Videomøde-ambassadør

På en klinisk afdeling er det sjældent muligt for alle medarbejdere at deltage i kursusforløb. Derfor var en vigtig del af kursusforløbet at blive skarp på, deltagernes ansvar og mandat i forhold til at udbrede den nyvundne viden og kompetencer om videomødet til kollegaer. De skulle ud og fungere som ambassadører for brug af videomøder på afdelingen i samarbejde med ledere og it-ansvarlige.

Digitalt kursus om digitale kompetencer

Kursusforløbet med at styrke medarbejdernes digitale kompetencer foregik i april 2021, hvor der stadig var mange Covid19-restriktioner på de syddansk sygehuse. Så selvfølgelig foregik kurset også via video.

Randi Lehmann Boesen, innovationskonsulent i Syddansk Sundhedsinnovation forklarer,

- Fjernundervisning er som sådan ikke noget nyt, og vi har afholdt mange webinarer og digitale kurser under Covid19, og altså også dette for medarbejderne på Grindsted Sygehus. Nød lærer som bekendt nøgen kvinde at spinde, men vores erfaringer er gode. Det ér muligt at formidle interaktion mellem kursusdeltagere og undervisere og dermed skabe læring.

På baggrund af en spørgeskemaundersøgelse blandt deltagerne før kursusforløbet diskuterede deltagerne gevinster og ulemper ved videomøder og møder, der er en hybrid mellem fysiske møder og videomøder. Eller måske snarere hvornår videomøder er et godt alternativ. For naturligvis er der situationer, hvor videomødet ikke fungerer.

Roller, rammer og teknik skal være på plads

Også når et møde foregår over video skal mødekulturen være på plads, så man opretholder et professionelt rum og skaber nærværende og samtidigt effektive videomøder.

Roller som mødeleder, referent og fx ordstyrer skal være afklaret på forhånd, ligesom ved et fysisk møde. Og så skal rammen sættes, så der er styr på lyd, lys, øjenkontakt, placering af skærm for dermed at sikre, at alle kan deltage ligeværdigt.

Endvidere bør man, eller i hvert fald nogen, have et særligt blik på teknikken. Videomøder fungerer bedst når teknikken fungerer.

- Som med alle møder gælder det om, at alle er klar på hvem, der gør hvad. Og så skal teknikken spille. At have en teknisk ansvarlig er alle pengene værd, siger Randi Lehmann Boesen.

Del ud af dig selv: Smil, mimik, øjenkontakt og gestik – SMØG

Mange oplever, at videomøder føles lidt amputerede, fordi småsnakken går tabt. Men det er faktisk muligt at etablere relationer i et digitalt miljø, hvis man bringer sig selv lidt mere i spil. Det handler både om, at facilitator, mødeleder eller ordstyrer har værktøjer, der understøtter deres rolle. Og det handler om, at mødedeltagerne er opmærksomme på at bruge kropssprog, mimik, stemme, også ved videomøder.

- Vi skal alle blive bedre til at overspille en lille smule når vi er til videomøde. Det er lidt ligesom på teatret. For at nå helt ud til bagerste række, skal vi være tydelige i vores kropssprog, mener Randi Lehmann Boesen.

Klogere på videomøder lokalt

Der findes efterhånden mange udmærkede guides til det gode videomøde. Det er dog en god ide, at man lokalt gør sig tanker om hvordan det skal fungere ’hos os’.

På Grindsted Sygehus er de blevet klogere på hvordan de i højere grad anvender videomøder. Deltagerne har tilpasset guides i mødeledelse ved virtuelle møder til de lokale forhold på afdelingen, ligesom de er i gang med at udarbejde handleplaner for at udbrede viden og kompetencer om videomøder. Endeligt gør de sig overvejelser om, hvordan de bedst evaluerer det samlede kompetenceniveauet blandt medarbejderne og om brugen af videomøder på afdelingen øges.