Opsamling: Arbejdskraftfrigørende teknologi om vagtplanlægning – 27. maj 2025

Hvordan kan vi optimere vagtplanlægningen med teknologiske løsninger? Det var omdrejningspunktet for temadagen, hvor vi også udvekslede erfaringer og identificerede fælles udfordringer og potentialer.

3. juni 2025

Tea Rosengreen, Sygehus Lillebælt holder inspirationsoplæg om work-life balance.

Mere end 60 deltagere var 27. maj 2025 samlet i Syddansk Sundhedsinnovation til endnu en temadag om arbejdskraftfrigørende teknologier - denne gang med fokus på vagtplanlægning.

Deltagerne repræsenterede mange forskellige funktioner. Der var ledere, vagtplanlæggere, klinikere, udviklingskonsulenter, IT-konsulenter og regionens leverandør af løn og vagtplanlægningsværktøj.

Det afspejler, at vagtplanlægning berører mange forskellige funktionsområder på regionens sygehuse.

Fleksibilitet som nøgle til fremtidens sundhedsvæsen

Udviklingssygeplejerske Tea Iben Lentz Rosengreen fra ortopædkirurgisk afdeling, Sygehus Lillebælt, Kolding indledte temadagen.

Hun gav et indblik i en sygeplejerskes work-life-balance. Og pegede på, at ønsket om fleksibilitet i arbejdslivet er steget markant – især blandt de yngre generationer.

- Der er ikke én rigtig måde at arbejde på længere. Nogle medarbejdere ønsker at arbejde hver weekend, andre har brug for en fast hverdag fri for at få familielivet til at hænge sammen, fortalte hun.

Fleksibilitet handler dog ikke kun om individuelle ønsker – men også om at kunne tilpasse bemandingen til variationer i patientflow og aktivitet.

Her blev det tydeligt, at der er behov for nye værktøjer, der kan forudsige belastning og planlægge ud fra data i stedet for mavefornemmelser.

Det præsenterede overlæge Mikkel Brabrand, Fælles Akut Modtagelse Odense Universitetshospital, en løsning på.

Med AI-teknologien Præmestro, som kan lave et forecast 12 timer frem, tilpasser de deres bemanding på Fælles Akut Modtagels ud fra data om vejr, begivenheder, helligdage mm. – hvert 15. minut.

Prognosemodellen vises live på afdelingens Cetreaskærme og Mikkel Brabrand fortalte bl.a., at

- Det handler ikke om at erstatte nogen, men om at give personalet et bedre beslutningsgrundlag. Så vi kan handle proaktivt i stedet for at slukke brande.

Se Mikkel Brabrands præsentation.

Teknologi som medspiller – ikke erstatning

Et gennemgående tema var, hvordan teknologi kan understøtte – men ikke erstatte – de menneskelige vurderinger og det kliniske overblik. Flere af deltagerne fremhævede, at automatisering og AI først giver værdi, når det sker i samspil med brugerne, da det er brugerne, der skal sørge for, at teknologierne benytter de rigtige data.

Et eksempel er et værktøj, som de anvender på Røntgen og Scanning på Sygehus Lillebælt til at kvalitetssikre lønberegning under ferie.

Overradiograf Tine Abildgaard Johannesen fortalte, hvordan de involverer medarbejderne i vagtplanlægning med Ønskeplan, og at hun derefter bruger det udviklede værktøj til at sikre, at medarbejdernes løn under ferie er korrekt udregnet.

Værktøjet har udover øget indflydelse fra medarbejder også bidraget til tidsbesparelse, samt en tryghed og sikkerhed i udbetaling af løn under ferie.

Se Tine Abildgaard Johannesens præsentation: Kvalitetssikring af fastberegnet løn under ferie.

Robotter som HR-assistenter: Automatisering med omtanke

Chefkonsulent Lasse Kilpinen og HR-konsulent Kristina Ploug fra HR Data og Digitalisering på Odense Universitetshospital præsenterede, hvordan de på Odense Universitetshospital arbejder målrettet med at automatisere manuelle HR-opgaver via RPA-teknologi.

I dag kører over 45 små robotter fast på områder som arbejdstid, løn og vagtplandata. Robotterne udfører alt fra at tjekke beskeder fra Hosinfo og sende påmindelser til vagtplanlæggere, til at beregne rådighedsvagter, identificere gravide medarbejdere og dele store Excel-filer op – alt sammen med henblik på kvalitetssikring, overholdelse af arbejdstider og tidsoptimering.

Løsningerne udvikles internt i samarbejde mellem HR, Økonomi og IT, hvor også værktøjer som ChatGPT bruges til at kode og udvikle nye robotter. Målet er klart:

- Den rigtige løn til den rigtige tid.

Erfaringerne viser, at det kræver ledelsesmæssig opbakning og struktur – men også, at små skridt kan give stor effekt.

Næste skridt er vidensdeling og skalering på tværs af regionens andre HR-afdelinger.

Se Lasse Kilpinen og Kristina Plougs præsentation: HR Automatisering.

Vidensdeling og assistenter i hverdagen

Et andet spændende perspektiv blev præsenteret af produktchef Jakob Brabrand fra EG – Silkeborg Data.

De har udviklet en digital assistent til vagtplanlæggere - en chatbot, som kender systemets regler, kan finde vejledninger og agere sparringspartner i planlægningsarbejdet.

- Det er som at have en kollega, man kan spørge døgnet rundt. Den kan ikke tage beslutningen for dig, men den kan sikre, at du har den viden, du skal bruge, forklarede Jakob Mandrup, produktchef hos EG – Silkeborg data.

80 superbrugere tester allerede løsningen. Ambitionen er, at chatbotten skal udrulles til regionens lokale planlæggere og videreudvikles, så den kan give personlige svar ud fra brugerens behov.

Se Jakob Mandrups præsentation: Hvordan kan vi bruge AI fornuftigt i vores vagtplanlægnings-løsninger.

Sammenhæng på tværs

Et gennemgående ønske fra deltagerne var bedre integration mellem systemer. Især mellem patientflow og vagtplanlægning. Mange arbejder i dag i parallelle systemer, hvilket gør det svært at koble kapacitet til faktisk efterspørgsel.

- Vi har behov for at vores datakilder kan tale sammen, lød det under borddrøftelserne.