Afdelingssekretær

Dine opgaver

Som afdelingssekretær får du ansvar for både klassiske sekretariatsopgaver og mere udviklingsorienterede opgaver.

Du bliver en central person i Syddansk Sundhedsinnovation og er med til at binde organisationen sammen på tværs.

Du sikrer, at vores sager og dokumenter håndteres korrekt og systematisk, og at vi lever op til kravene i henhold til lovgivning og regionale retningslinjer. 

Samtidig er du med til at skabe struktur og overblik rent administrativt i en hverdag kendetegnet af mange projekter, arrangementer og samarbejdspartnere.

De vigtigste ansvarsområder og opgaver bliver:

Ledelses- og mødeunderstøttelse 

• Kalenderstyring og mødebooking for ledergruppen og organisationen
• Understøtte ledelsen i ex. rekruttering og onboarding af nye medarbejdere, brugerstyring, administrative systemer og dagligdagen generelt
• Varetage betroede opgaver, herunder kunne håndtere dokumenter og oplysninger med fortrolighed.

Journalisering og dokumenthåndtering

• Sikre, at notatpligt, aktindsigt og øvrige forvaltningsretlige krav overholdes
• Vedligeholde og udvikle sagsstrukturer, mapper og arkiv samt understøtte kolleger i anvendelsen
• Være superbruger på administrative systemer, herunder Acadre som ESDH.

Koordination og kommunikation 

• Første kontaktpunkt for interne og eksterne henvendelser til Syddansk Sundhedsinnovation samt videreformidle henvendelser til rette person/enhed
• Medvirke til, at relevant information flyder på tværs internt i organisationen.

Øvrige administrative opgaver 

• Bidrage til at beskrive og forbedre administrative arbejdsgange og digital understøtte processerne
• Sikre overblik over Syddansk Sundhedsinnovations årshjul som organisation.

Kultur og trivsel

• Være go-to person for kolleger og få hverdagen til at fungere gennem en servicerende tilgang
• Bidrage til bindeleddet både internt i Syddansk Sundhedsinnovation og i Region Syddanmark som helhed.

Dine kompetencer

Vi forestiller os, at du har en relevant administrativ uddannelse, fx kontoruddannet med speciale i offentlig administration, administrationsbachelor eller lignende, og at du har erfaring fra offentlig forvaltning – gerne fra en region eller anden politisk styret organisation.

Vi lægger vægt på, at dine faglige kvalifikationer omfatter:

• Indgående kendskab til offentlig forvaltning og god forvaltningsskik
• Stærke kompetencer inden for journalisering og ESDH. Kendskab til Acadre er en fordel
• Digital stærk og kan fungere som superbruger i administrative systemer og trives med rådgivning af kolleger i brugen af systemer
• Nysgerrig på nye teknologier og hurtig til at tilegne dig og anvende nye digitale værktøjer i praksis.

Du matcher stillingen godt, hvis dine personlige kvalifikationer omfatter, at du:

• Arbejder struktureret, omhyggeligt og selvstændigt – også når der er meget i gang
• Bevarer overblikket og hjælpe andre med at få styr på opgaver og deadlines  
• Kommunikerer klart og professionelt, både skriftligt og mundtligt
• Kan opbygge tillidsfulde relationer og evner at række ud til nye kontakter
• Trives i en rolle, hvor du både servicerer, koordinerer og stiller krav til kvalitet.

Det er en fordel, hvis du har kendskab til Region Syddanmarks arbejdsgange, systemer og organisering.

Du skal trives med at arbejde i et åbent kontorfællesskab og med mange kontakter om stort og småt.

Læs mere og søg stillingen.

Ansøgningsfrist: Vi skal have din ansøgning senest 30. august 2026. 

Vi forventer at holde 1. samtale i Odense mandag den 7. september 2026 og 2. samtale torsdag den 17. september 2026. Mellem første og anden samtale skal du gennemføre en personprofilanalyse.